Wachstum ohne Plan? Warum viele IT-Dienstleister an ihrer eigenen Komplexität scheitern

Du hast die Auftragsbücher voll, die Umsätze schnellen nach oben – das müsste sich doch bezahlt machen. Stattdessen spielt das eigene Unternehmen plötzlich verrückt: Projekte verzögern sich, Teams blockieren sich gegenseitig, und du rennst von einem Brandherd zum nächsten. Da kommen Gedanken wie „Liegt’s etwa am Markt?“ auf. Nein, die Nachfrage ist da. Das Problem steckt im Inneren: Schnelles Wachstum ohne Struktur erzeugt Komplexität, die selbst erfolgreiche IT-Betriebe lähmt. Ohne Plan gerät jeder weitere Auftrag zum Drahtseilakt, jeder neue Mitarbeiter trägt ein Stück Wildwuchs ins System.

Hilferuf aus dem Büro: Zu viele Klebezettel, niemand weiß mehr genau, wer was tun soll. So fühlt sich dein Unternehmen an, wenn Wachstum auf Chaos trifft. Kein Wunder, dass in diesem Durcheinander irgendwann nichts mehr richtig läuft. Helfen kann nur eines: klare Strukturen schaffen.

Typische Wachstums-Fallen im IT-Alltag:

• Projekt-Wildwuchs. Mit jedem neuen Kunden sprießen zusätzliche Projekte. „Hinter jeder strategischen Roadmap stehen zahlreiche Projekte… Oft fehlt es im Management an Kapazität, diese Komplexität neben Tagesgeschäft zu koordinieren“ . An der Projektfront wächst das Chaos also mit.

• Unklare Verantwortlichkeiten. Wer ist eigentlich für was zuständig? Häufig weiß es keiner so genau. „Verantwortlichkeiten sind unklar: Dein Team weiß nicht genau, wer wofür zuständig ist“ , heißt es in einem Fachbeitrag. Das Resultat: Du landest im Mikromanagement und steuerst alle Entscheidungen selbst.

• Fachkräfte-Überlastung. Deine wichtigsten Leute sind Dauerbeschäftigte auf der Überholspur – bis sie nicht mehr können. Ein LinkedIn-Post bringt es auf den Punkt: „Projekte kommen nicht voran, weil die wichtigsten Fachkräfte überlastet sind“ . Folge: Termine platzen, Budgets explodieren, und das Engagement sinkt.

• Feuerwehr-Modus / Management by Escalation. Jeder neue Zwischenfall wird zur Chefsache. Im Produktmanagement spricht man vom „Feuerwehr-Modus“: Man reagiert nur noch, anstatt Probleme vorzubeugen. „Der Feuerwehr-Modus bedeutet, dass wir immer wieder reagieren müssen und in die Defensive geraten“ , warnt ein Branchenbeitrag. Das Ergebnis: Die Strategie geht unter, weil permanent der Scherbenhaufen zusammengefegt wird.

• Abhängigkeit von Einzelpersonen. Der ganze Laden hängt an Dir (oder an einem leitenden Mitarbeiter). INTAGUS drückt es so aus: „Wenn der Erfolg eines Unternehmens vom persönlichen Einsatz des Inhabers oder einzelner Gesellschafter abhängt, erschwert dies…“ . Ist das der Fall, fehlt jedem die Freiheit, eigenständig zu handeln – und mit Dir geht automatisch viel Wissen verloren.

All das hat nichts mit fehlender Nachfrage zu tun, sondern mit inneren Baustellen.

Komplexität ist der echte Wachstumskiller

Wachstum an sich ist nicht das Problem – fehlende Steuerung dagegen sehr. Das bestätigt eine Bain-Studie: „Mit zunehmendem Wachstum verlieren die meisten Unternehmen allmählich ihre Gründermentalität… Vielmehr bremst die zunehmende Komplexität oft unbemerkt das Unternehmenswachstum“ . Mit jedem Expansionsschritt schiebt sich Bürokratie zwischen dich und deine Kunden: „Der Fokus wird statt auf die Kunden nun verstärkt auf Prozesse gelegt“ . Mitarbeiter und Kunden sehen nur noch Regeln und Aufträge, nicht mehr den eigentlichen Service, den ihr liefern wollt. Logische Folge: Die Profitabilität gerät unter Druck, der Umsatz sackt ab – im Schnitt überleben langfristig nur etwa 11 % der Firmen in dieser Falle .

Auch Betriebsberichte aus dem HR-Bereich warnen vor dem Chaos ohne Struktur. So mahnt Personio: Sobald Mitarbeitende über Tools und Software klar definierten Rollen und Aufgaben zugeordnet werden, entsteht Transparenz – „so ist immer klar, wer der Ansprechpartner ist“ . Bleibt diese Klarheit aus, herrscht Funkstille: Statusmeldungen fehlen, Entscheidungen verzögern sich, Kundenanfragen trudeln unbeantwortet ein. Kurz: Dein Team verliert den Überblick, obwohl draußen noch neue Aufträge warten.

Häufig bleibt dieses Problem lange unbemerkt. Am Anfang geht alles noch irgendwie – du hast als Inhaber die Abläufe ja alle im Kopf. Genau das ist der Punkt: CeeGeeO beschreibt es so: „Wenn ein Unternehmen wächst, werden Abläufe komplexer. […] Du hast die Abläufe alle im Kopf… Fehlende Strukturen sind das Problem. Du brauchst Strukturen, die deinem Team Orientierung geben und dich entlasten“ . Solange du alles selbst steuerst, läuft es (zumindest scheinbar) – aber ohne formale Strukturen wirst du zum Engpass. Du musst nicht nur alles wissen, du musst jetzt auch lernen, loszulassen.

Viel zu spät merken Unternehmen oft, dass sie im permanenten Krisenmodus stecken. Fachleute wie „AssekuranzDoc“ aus der Versicherungsbranche warnen davor, dass zu schnelles Wachstum zu übereilten Entscheidungen führt : Man stellt unpassendes Personal ein oder verzettelt sich in Nebenschauplätzen. Zugleich räumt er ein, dass ein sprunghaft wachsender Umsatz neue Arbeitsteilung und Entscheidungsprozesse erfordert – was Inhaber schnell überfordert . Ohne klare Rollen explodiert das Kommunikationsaufkommen: Jeder ruft jeden an oder mailt, jeder Fehler wird an die Chefetage eskaliert, statt auf der operativen Ebene gelöst. Dieses Management-by-Crisis ist kein Zeichen von Stärke, sondern ein Alarmsignal – es kostet dich Zeit, Nerven und am Ende Geld.

Wie du entkomplizierst und profitabel wächst

Die gute Nachricht: Dieses Chaos kannst du jederzeit stoppen. Aber es erfordert eindeutiges Gegensteuern. Hier sind klare Hebel, mit denen du dein Unternehmen jetzt entwirren kannst:

• Standardisierung statt Wildwuchs: Bündel ähnliche Aufgaben zu genormten Abläufen. Definiere Checklisten, Templates und Workflows für Routine-Projekte, statt in jedem Auftrag das Rad neu zu erfinden. Denn fehlende Standardisierung erzeugt „hohe Prozesskomplexität“ und vermeidbaren Mehraufwand . Mit einheitlichen Prozessen sparst du Zeit und senkst Fehler – so wird dein Betrieb vorhersehbar und profitabel.

• Projekte im Portfolio klären: Entscheide konsequent, welche Projekte strategisch relevant sind. Ein klar fokussiertes Projekt-Portfolio verhindert, dass alle Ressourcen gleichzeitig auf 20 Baustellen verteilt werden. Jedes Nebenprojekt kostet euch schlussendlich den gleichen Verwaltungsaufwand wie ein Großauftrag. Also lieber kleine Aufträge bündeln oder ganz streichen, wenn sie nicht sinnvoll in eure Strategie passen. Ein schlankes Portfolio schafft Freiräume, um die wichtigsten Projekte zuverlässig zu managen.

• Klare Verantwortungen: Jeder Prozess, jedes Team, jedes Projekt braucht einen Besitzer. Verteile Aufgaben eindeutig und dokumentiere Zuständigkeiten – niemand soll raten müssen, wer Entscheide trifft. Schon jeder zweite stapelweise gelöste Kundenwunsch endet, wenn „alle alles machen“ und am Ende keiner zuständig ist. Formuliere klare Titel (z.B. Projektleitung, Bereichsleiter) und schiebe nichts zurück zum Chef. Wie ein Erfolgstool formuliert: Jeder muss wissen, wer für was zuständig ist, sonst bleiben Entscheidungen hängen . So brichst du die Mikromanagement-Falle.

• Teams entlasten: Schaffe Führungs‑ und Experten-Ebenen als Puffer. Verteile Verantwortung auf mehrere Schultern und erreiche damit eine Entkopplung vom Chef. Wenn du weiterhin jede Preiserneuerung freigeben oder jede Design-Entscheidung absegnen musst, laufen dir die Guten davon. Sorge dafür, dass andere fachlich mitentscheiden dürfen. Du willst kein Ein-Mann-IT-Imperium, sondern ein agiles Team. (Übrigens: Studien zeigen, dass Projekte nur ausgebremst werden, „weil die wichtigsten Fachkräfte überlastet sind“ – delegierst du, steigen Effizienz und Motivation.)

• Projekt-Governance einziehen: Etabliere Rituale für deine Projekte – etwa regelmäßige Jour Fixes, Lenkungsausschüsse oder Sprint-Reviews. Damit gibst du einem Projekt einen strukturierten Rahmen und stellst sicher, dass es an den richtigen Stellen geprüft wird, nicht erst wenn der Mehraufwand bereits explodiert ist. Lege Kriterien für Start, Stopp oder Weiterführung fest (z.B. Budget, Ertrag, strategischer Wert) und entscheide nach festen Regeln. Das verhindert, dass Projekte aus dem Ruder laufen oder endloses Nachschießen erforderlich wird.

• Transparente Steuerung: Setze auf Kennzahlen und Reports statt Bauchgefühl. Wenn Umsätze, Margen und Ressourcenauslastung in Echtzeit einsehbar sind, gehen Infos nicht verloren. Errichte ein einfaches Dashboard oder nutze vorhandene Tools, damit jederzeit klar ist, wie jedes Projekt steht. Transparenz bedeutet auch: Du erkennst Engpässe sofort und musst nicht immer neu Feuer löschen. Ohne transparente Kennzahlen gleitet man nämlich leicht wieder in blindes Reagieren ab.

Du musst diesen Weg nicht alleine gehen. Als erfahrener Sparringspartner für IT-Unternehmen begleiten wir Geschäftsführer genau bei dieser Transformation. Aus zahlreichen Praxisprojekten wissen wir: Nur wer seine Struktur sauber aufbaut, kann dauerhaft skalieren. Mit klarem Führungsdesign, rollenbasierten Verantwortungen und sinnvollen Prozessen machen wir deine Firma fit für den nächsten Wachstumsschub. Dann musst du nicht weiter Feuerwehr spielen und behältst trotzdem den Durchblick.

> Bereit für den Durchstart? Mit Strategiearchitektur statt Chaos hebst du dein IT-Business auf die nächste Ebene – und schützt damit deine Marge und deinen Schlaf.

Quellen: Studien und Fachartikel belegen: Nur wenn Komplexität laufend reduziert wird, bleibt Wachstum profitabel . In unseren Projekten haben wir diese Prinzipien unzählige Male erfolgreich umgesetzt.

Quellenliste (ungekürzt, alphabetisch, nicht kategorisiert):

1. AssekuranzDoc (2023): Wachstum ist (k)eine Strategie.

   https://www.assekuranzdoc.de/wachstum-ist-keine-strategie/

2. Bain & Company (2023): Komplexität ist der größte Wachstumskiller – so entkommst du ihr.

   https://www.bain.com/de/insights/komplexitaet-ist-der-groesste-wachstumskiller/

3. CeeGeeO (2023): Warum du Struktur brauchst, wenn dein Unternehmen wächst.

   https://www.ceegeeo.de/wachstum-struktur

4. INTAGUS GmbH (2023): Wachstum erfolgreich steuern – Praxisleitfaden für KMU.

   https://www.intagus.de/wachstum-strategisch-steuern/

5. LinkedIn Beitrag von Ralf Zimlich (2024): Warum Projekte in IT-Unternehmen scheitern.

   https://www.linkedin.com/pulse/warum-it-projekte-scheitern-zimlich

6. Personio (2023): Organisatorisches Wachstum strukturieren.

   https://www.personio.de/hr-lexikon/organisatorisches-wachstum/

7. Strategy& / PwC (2023): Projektportfolios im Mittelstand – zwischen Chaos und Klarheit.

   https://www.strategyand.pwc.com/de/projektportfolio-kmu.html